Мессенджеры сегодня плотно вошли в жизнь людей, и было бы странно, если бы они не играли важную роль и в бизнесе. Правда, в этом случае чаще используют не общеизвестные Viber, WhatsApp и Skype, а специальные корпоративные версии, включающие в себя ряд функций, актуальных именно в бизнесе. Так, все участники чатов – только сотрудники компании , возможность группового обсуждения рабочих вопросов без необходимости задействовать всех участников, групповые и индивидуальные видеоконференции и т. д.
Однако многие компании, которые пытались внедрить у себя корпоративный мессенджер, в итоге вернулись к прежним формам коммуникации. Почему? Чаще всего причина в том, что руководители не сумели правильно организовать внедрение. Сегодня мы дадим несколько рекомендаций, как это лучше сделать.
1. Определитесь, нужен ли вам корпоративный мессенджер
Вот несколько критериев, которым должна соответствовать компания, чтобы можно было поднимать вопрос о внедрении мессенджера:
• Все сотрудники (или большая часть) используют в работе компьютер или пользуются для коммуникации между собой смартфонами, планшетами. Нет смысла заводить мессенджер на предприятии общепита или на фабрике по производству обуви, но, например, в частной поликлинике он будет полезен.
• Сотрудникам затруднительно общаться друг с другом вживую по рабочим вопросам. Например, если у вас фотоателье, в котором всего три человека, сидящих в одной комнате, то заводить корпоративный мессенджер — лишняя трата времени. Другое дело, если в штате больше десяти человек и располагаются они в разных помещениях, а кто-то еще подрабатывает удаленно, – тут мессенджер поможет эффективно решать многие задачи.
• Сотрудникам приходится контактировать по рабочим вопросам не менее 5-10 раз в день. Там, где люди знают, что должны делать, и новый проект у них появляется раз в неделю, нет смысла заводить мессенджер – потраченные на его внедрение ресурсы вряд ли окупятся. Но, скажем, в рекламном агентстве, где большой поток клиентов и менеджер постоянно должен распределять заказы между дизайнерами, интересоваться у работников типографии о готовности материалов, – тут мессенджер крайне необходим.
2. Выберите мессенджер, подходящий для ваших нужд
Выбор корпоративного мессенджера — тема для отдельной статьи, но в общих чертах можно сказать об этом и здесь.
Прежде всего надо определить свои требования к мессенджеру. Должен ли он поддерживать работу по локальной сети или достаточно работать только через Интернет? Хватает ли версии для Windows или необходим кросс-платформенный продукт — и для Linux, и для MacOS, и для Android, и для iOS? А может, пользователей вообще устроит только браузерная версия? Будет ли интеграция со сторонними сервисами и приложениями? Нужен ли обмен файлами? Важна ли русификация программы или устроит английский язык? Готовы ли вы платить за программу или предпочтительна бесплатная версия? Какая степень защиты данных нужна?
3.Проследите за регистрацией всех сотрудников
После получения приглашения на электронную почту каждый сотрудник должен зарегистрироваться в мессенджере: ввести на странице регистрации свой почтовый адрес (тот, на который пришло письмо) и пароль. Теперь можно сразу приступать к работе в мессенджере.
Не менее важно каждому сотруднику определить, каким образом он будет пользоваться мессенджером. Возможно, кому-то понадобится установить на компьютер приложение мессенджера, а кому-то вполне достаточно браузерной версии. Тем, кто всегда должен быть на связи, нужно установить приложение и на свой телефон (чтобы отвечать на сообщения в любом месте и в любое время).
4.Создайте основные группы для связи
В корпоративных мессенджерах возможны как переписка двух сотрудников между собой, так и групповое общение. Для полноценного функционирования следует создать основные группы. В главную группу должны входить все сотрудники — она будет использоваться для оповещений. Важно также создать группы по отделам, чтобы сотрудники, ведущие один вид деятельности, могли переписываться между собой. Можно также создать группы наиболее часто общающихся сотрудников, например, производственного отдела и отдела выдачи заказов.
5.Основное правило функционирования мессенджера — всю коммуникацию осуществлять через него
Необходимо с самого начала по возможности отказаться от всех других видов коммуникаций. Один из важных плюсов мессенджера — история коммуникаций. Иногда сотрудник утверждает, что ему не было поручено то или иное задание, и если приказ нигде не зафиксирован, то доказать обратное невозможно. А мессенджер позволит довольно быстро прояснить ситуацию: в нем очень легко найти, кто, когда и кому говорил.
Внедрение корпоративного мессенджера — не самая сложная задача, при необходимости ее можно осуществить за одну-две недели. А положительный эффект может быть огромным: По разным исследованиям, рабочее время после внедрения мессенджера расходуется эффективнее на 30–70%.
